Aquest blog va
dirigit a totes aquelles persones que tenen com a feina gestionar un arxiu d’una
empresa o organització. És una eina molt útil per tenir ordenada la informació.
Coneixerem com s’arxiven els nostres documents.
La paraula arxiu prové del grec i significa antic i neix com
una necessitat de la vida pública i privada de les persones i organitzacions, per tenir ordenats i classificats els documents que son d'interés, amb l'objectiu d'assegurar-ne la custodia i garantir una ràpida localització, perquè
seran la memòria de les relacions socials.
Les empreses han de conservar i protegir la documentació per mantenir activa i disponible la informació, un bon sistema d'arxiu evita demora de localització dels documents sol·licitats pels diferents departaments durant el dia a dia.
L'article 30 del codi de comerç diu:
Apartat 1: els empresaris conservaran els llibres correspondència, documentació i justificants concernent al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys a partir de l'últim asentament realitzat en els llibres, excepte el que s'estableixi per disposicions generals o especials.
Apartat 2: El cessament de l'empresari en l'exercici de les seves activitats no li eximeix del deure al fet que es refereix el paràgraf anterior i si hagués mort recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seràn els seus liquidadors els obligats a complir el previngut en aquest paràgraf.
Ley 19/1989, de 25 de julio, de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la comunidad Económica Europea (CEE) en materia de Sociedades
Les empreses han de conservar i protegir la documentació per mantenir activa i disponible la informació, un bon sistema d'arxiu evita demora de localització dels documents sol·licitats pels diferents departaments durant el dia a dia.
L'article 30 del codi de comerç diu:
Apartat 1: els empresaris conservaran els llibres correspondència, documentació i justificants concernent al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys a partir de l'últim asentament realitzat en els llibres, excepte el que s'estableixi per disposicions generals o especials.
Apartat 2: El cessament de l'empresari en l'exercici de les seves activitats no li eximeix del deure al fet que es refereix el paràgraf anterior i si hagués mort recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seràn els seus liquidadors els obligats a complir el previngut en aquest paràgraf.
Ley 19/1989, de 25 de julio, de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la comunidad Económica Europea (CEE) en materia de Sociedades
Avui dia, la
informació es un actiu molt important per la empresa, aquest actiu es
diferencia dels altres per varis motius:
- No es gasta un cop utilitzat
- No sempre perd valor amb el pas del temps.
- No es tangible
Aquesta última
característica vol dir que la documentació constitueix el conjunt de documents
en el que es plasma la informació, que fan que finalment es converteixin en
tangibles. Tota aquesta documentació ha de ser classificada, ordenada i
conservada i s’aplicaran tècniques que permetin una ràpida i senzilla
recuperació.
Per al maneig d’un
arxiu en una empresa s’ha de tenir en compte una bona col·locació, ja que
mostra una completa eficiència de la persona encarregada i de la empresa en la
qual es desenvolupa.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada