Existeixen moltes
definicions del concepte d’arxiu que s’han anat modificant al llarg del temps,
però totes aquestes, comencen o acaben per “lloc on”. És per això que “arxiu”
es un lloc físic d’emmagatzematge, però
que actualment en el món de les tecnologies, un lloc físic com es una habitació
s’ha vist reduït a la mida d’un ordinador o una unitat portàtil de documents,
que son produïts per persones físiques i jurídiques, públiques i privades, en l’exercici
de la seva activitat.
La paraula ha estès
el seu ús i als llocs que es troben preparats per albergar grans quantitats d’informació
son coneguts com arxius. Aquests també compleixen la funció de conservar i ajudar a la restauració de la documentació amb què
compten.
S’anomena arxiu públic si l’organisme que el
sosté es finança amb fons públics, com per exemple els arxius dels Ministeris.
Mentre que el arxius privats son
aquells que depenen d’un organisme privat, com per exemple l’empresa El Corte
Inglés.
L’arxiu també es
pot dividir en tradicional, que son
aquells que tenen els documents en suport paper. Digital, aquells documents
que es troben en format digital, bé perquè han nascut amb aquesta forma o
perquè han sigut digitalitzats desprès. Híbrid
que es una barreja dels dos anteriors, es a dir, documents en format
tradicional o físic amb documents en format digital.
El funcionament habitual d'un arxiu depèn del tipus de document. En primer lloc, cal comprovar que la documentació hagi acabat el seu recorregut per l'oficina i després hem de guardar aquest document en un arxiu determinat, segons la seva mobilitat futura i els criteris establerts.
En una oficina hi ha documents que estaran disposats ensafates esperant que algú els manipuli. És possible que més endavant aquests documents passin a una carpeta simple o penjant col·locada en el seu corresponent moble arxivador, perquè es pugui consultar en un futur.
Un cop la documentació emmagatzemada deixa de ser útil, es guarda a l'arxiu semiactiu perquè, quan així ho decideixi el seu responsable i segons les normes dictades per l'empresa, passi a l'arxiu passiu o definitiu (Per ampliar aquesta informació podeu consultar el següent enllaç Cicle vital dels documents
El funcionament habitual d'un arxiu depèn del tipus de document. En primer lloc, cal comprovar que la documentació hagi acabat el seu recorregut per l'oficina i després hem de guardar aquest document en un arxiu determinat, segons la seva mobilitat futura i els criteris establerts.
En una oficina hi ha documents que estaran disposats ensafates esperant que algú els manipuli. És possible que més endavant aquests documents passin a una carpeta simple o penjant col·locada en el seu corresponent moble arxivador, perquè es pugui consultar en un futur.
Un cop la documentació emmagatzemada deixa de ser útil, es guarda a l'arxiu semiactiu perquè, quan així ho decideixi el seu responsable i segons les normes dictades per l'empresa, passi a l'arxiu passiu o definitiu (Per ampliar aquesta informació podeu consultar el següent enllaç Cicle vital dels documents
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada