1.7. Gestió dels arxius o gestió de documents

Arxius

És pot considerar gestió d’arxius, al tractament integral dels documents durant tota la seva vida, des de la seva creació fins que se decideixi la seva eliminació o conservació definitiva.

És molt similar al concepte de “gestió de documents” com a conjunt de tasques i procediments orientats a assolir una major eficàcia i economia en la explotació del documents.

La gestió documental és la captura, emmagatzematge i recuperació de documents.

Els objectius són:

1. Complir amb les necessitats de gestió de arxius i amb el requeriments del usuari
2. Garantir que les dades siguin valides
3. Optimitzar el rendiment
4. Minimitzar o eliminar la pèrdua o destrucció de dades

Cada empresa ha d'adoptar una organització i un sistema d'arxivament, segons les seves característiques i necessitats, tenint en compte els diners que s'han d'invertir i la seva rendibilitat futura.

Mesures generals

• No utilitzar paper reciclat per als documents importants.
• Els documents importants no es perforen mai
• No s'ha de forçar la capacitat de les carpetes ni dels arxivadors. Si és necessari, s'obriran diverses carpetes i es numeraran: volum I, II, ...
• Evitar l'ús d'elements metàl•lics per a unir els documents importants (grapes, etc.), gomes elàstiques ni carpetes o fundes de plàstic.
• Utilitzar el material d'oficina més aconsellable per a garantir la perdurabilitat dels documents: paper permanent, clips de plàstic, cola de cel•lulosa, etiquetes de paper encolat, caixes de cartró neutre, fulles i caixes de formats normalitzats (DIN A4 o DIN A5), armari i contenidors metàl•lics.

Mesures de control ambiental

Els documents en suport paper requereixen una temperatura entre 15 i 25 °C, una humitat relativa de 45 a 65% i una llum artificial que no superi els 200 lux. Aquestes condicions són difícils d'aconseguir en una oficina i no sempre són compatibles amb les condicions ambientals requerides per a les persones.

No obstant això, es poden aplicar les següents mesures en les oficines:

1. Contra la llum: no situar els documents al costat de les finestres ni propers als fluorescents
2. Contra la humitat: no arxivar documents en zones amb instal•lacions d'aigua o on hi hagi humitat.
3. Contra el pols: Utilitzar carpetes i contenidors (de paper, cartolina o cartó)
4. Contra la calor: arxivar els documents lluny de fonts de calor directa.

En el vídeo es pot trobar informació més completa

Destrucció dels documents (Expurgació)

Donat l'elevat nombre de documents que es generen en una empresa, serà necessari destruir tots aquells documents que no aporten valor. La destrucció es realitzarà mitjançant màquines especials, d'aquesta forma garantirem que aquells documents que contenen informació confidencial no puguin caure en mans alienes, respectant, així, la Llei Orgànica Protecció de Dades 15/1999.

Tanmateix, si el volum de documentació a destruir és mort gran, hi ha empreses especialitzades que s'encarreguen de recollir i de destruir posteriorment els documents. Aquests enviaran un certificat als seus clients que avala que la documentació ha estat destruïda.