1.3. Concepte de documents

Un document es una carta, diploma o escrit que il·lustra sobre un fet, situació o circumstancia. Es el testimoni material d’una persona física o jurídica, que és realitza en l’exercici de la seva activitat i funcions, és podrà plasmar en una unitat d’informació amb l’objectiu de preservar-lo en el temps.

També es tracta d’un escrit que presenta dades susceptibles de ser utilitzats per comprovar alguna cosa. És el conjunt del coneixement humà materialitzat en un suport i conservat al llarg del temps com a patrimoni documental. El document es el vehicle de la informació, fixen el coneixement i el saber i garanteixen la conservació.

“La informació registrada pot considerar-se com a unitat en un procés de documentació” Norma UNE 50-113-92/1; entenen documentació com “recollida i tractament de la informació registrada, de forma continua i sistemàtica i que permeti el seu emmagatzematge, utilització i transmissió.

Aquests se’ls pot classificar en documents primàris, que son aquells que contenen informació original de l’autor y no han sigut sotmesos a cap tractament o modificació de un altre persona més que el seu responsable, en secundaris que son aquells que si han rebut un tractament y els terciaris que son aquells documents secundaris als quals se’ls va aplicar un tractament.

Un document ha seguir una sèrie de regles i condicions que han de ser respectades per qui redacta, entre las que destaquen l’ús correcte d’una ortografia acceptable. L’ús incorrecte d’un signe de puntuació podria representar un  mal entès. Han d’estar correctament identificats per saber de quin lloc venen i quin destí porten. 

Els documents poden ser manuscrits, però en la actualitat amb el creixent auge de la tecnologia es comú fer el document a l’ordinador, per això existeixen complets i senzills editors que fan l’experiència de redactar més fàcil. Aquest necessiten ser transportats al seu destí, per això fa falta una eina a la que s’anomena correu, en la actualitat s’utilitza més el correu electrònic, que consisteix en l’enviament del document o altres tipus d’arxius a través d’Internet.

La norma ISO 15489 estableix un conjunt de processos que cal definir, dissenyar i implementar un sistema de gestió de documents. Aquests processos es succeeixen habitualment de forma seqüencial, encara que poden tenir unlloc de manera simultànea o en un ordre diferent al descrit:

• Incorporació dels documents: determinar si un document, creat o rebut per una organització, ha de formar part del sistema i conservar-se.
• Registre: deixar constància de la incorporació d'un document en el sistema mitjançant un identificador únic i una breu informació descriptiva.
• Classificació: identificar la categoria a la que pertany un document tenint en compte l'activitat de l'organització ambla qual està relacionat i de la qual és evidència.
• Emmagatzematge: mantenir en les condicions adequades un document de manera que asseguri la seva autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat durant el període de temps necessari.
• Accés: determinar a qui està permés accedir als documents i en quinescircunstàncies mitjançant els controls apropiats.
• Traçabilitat: controlar l'ús i el moviment dels documents de manera que es garanteixi que  només els usuaris amb permisos adequats realitzen tasques per a les quals hanestat autoritzats.
• Disposició: portar a terme les accions de tria i eliminació que estableixi el calendari de conservació (destrucció física, conservació permanent, transferència a una altra unitat o organització, etc.)

La confidencialitat de la informació d'una empresa ve establerta per la dimensió de l'empresa, el sistema de jerarquies i el grau de responsabilitat del personal.

L'empresa ha de garantir que el seu ús està restringit a aquell que ha estat previst i, per aquest motiu, és habitual que les organitzacions estableixin protocols d'accés, de manipulació i d'eliminació de la documentació escrita.

Per imperatiu legal, els  treballadors que intervenen en qualsevol fase del tractament de dades de caràcter personal estan obligats a mantenir el secret professional amb relació amb el propietari o responsable dels fitxers, tant si la seva titularitat és pública o privada.

El control d'accés a la informació augmenta a mesura que la informació és més confidencial i disminueix a mesura que  el contingut és menys rellevant.

Les empreses físiques i jurídiques estan obligades per llei a prendre les mesures de seguretat que calgui, tant tècniques com organitzatives, pel que fa al tractament de dades, per garantir la confidencialitat dels fitxers automatitzats i no automatitzats, els centres de tractament, els locals, els diferents equips, els sistemes, els  programes i les persones que intervenen enel tractament de dades de caràcter personal.