Un document electrònic és un document registrat de forma electrònica, tant si és d'origen com si s'ha transformat de paper a digital.
Digitalització: Tècnica que permet la reproducció d'informació que es troba de manera analògica (paper, vídeo, so, cinema, microfilm i altres) en una altra, que només pot ser llegida o interpretada per l’ordinador.
En els documents de paper tant la informació com el paper van units, mentre que l’electrònic és pot enviar de diverses formes: en email, usb, en el portàtil, etc.
Encara que te molts avantatges (com l'estalvi d'espai, la possibilitat d'accés mes ràpid i l'accés per a mes persones, etc.) també presenta alguns inconvenients:
- La informació és susceptible de ser manipulada:
- Be intencionadament quan és modifiquin dades, sinó s'han donat les mesures de seguretat necessàries.
- Be accidentalment, a vegades a passar d’un format a un altre o d'un sistema operatiu a un altre, el document no s’obrirà correctament.
- No pot llegir-se o consultar-se directament com en paper, ja que necessites de maquinaria o programari. Cal tenir en compte la evolució de la tecnologia, doncs es queda obsoleta ràpidament i deixes de poder accedir a la informació, com els diskets o vídeos de VHS.
Un document electrònic ha de ser:
- Fiable
- Autenticitat, que les característiques originals perdurin al llarg del temps.
- Integritat, que estigui complet i sense alteracions
- Disponibilitat, poder ser recuperat i localitzat ràpidament.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada