1.4. El cicle vital dels documents

Un document neix, creix i es custodia. L’important no es el suport del que estan fets, sinó la informació que contenen.

Per que un document sigui considerat arxiu ha de ser creat com a resultat de l’activitat que l’alberg. I es que depenen d’aquesta informació tindrem documents més longeus o documents que  estaran predeterminats a morir molt d’hora.

Qualsevol document neix per donar constància material d’un fet o un acte, aquest es seu valor primari. Però passat el temps del valor primari deixa de tenir tanta importància. Es llavors quant pot començar a augmentar el seu valor històric o cultural, l’anomenat valor secundari del document. En el moment de la seva creació va servir per donar constància d’una concessió, d’una gracia o prerrogativa a una persona, però passat el temps el conservem gelosament degut al seu alt valor històric.

Al principi els documents es troben molt actius i segons passa el temps aquesta activitat disminueix fins desembocar en una inactivitat completa. Però també alguns documents tenen la capacitat de ressuscitar i tornar a la seva fase activa. Aquests cicles estan regulats a Espanya per el Sistema Archivistic Español.

Hi han llibres oficials  que regulen la conservació dels documents:

• Llibres obligatoris: reflecteixen de forma ordenada els acpectes comptables de l'activitat empresarial. llibres d'inventaris i comptes anuals, Llibre Diari i Llibre d'Actes.
• Llibres auxiliars: faciliten l'emmagatzematge de la informació. llibre de clients, llibre de caixa, llibre major (recull les operacions agrupades pels codis dels comptes corresponents)

Sistema archivistic Espanyol

Fase activa: Depenent de la etapa vital en la que trobi un document el podrem trobar en un arxiu diferent, ja que cada arxiu tracta i custodia la documentació de manera distinta. Un document d’oficina tindrà que ser custodiat durant 5 anys aproximadament en un arxiu d’oficina perquè serà habitual presentar-lo o disposar d’ell per donat constància d’un acte o per completar un expedient. Però amb el pas del temps i una vegada complert la seva comesa serà cada vegada menys habitual consultar o disposar d’ell. El document tindrà que passar al seu següent cicle de vida: l’arxiu central.

Fase semiactiva: L’arxiu central es un arxiu on passen tots aquells documents d’arxiu que es troben en una fase semiactiva, ja no es consulten habitualment però poden ser requerits en un moment donat i tornar així a la seva fase activa. Aquest arxiu sol nodrir-se de la documentació aportada per els arxius d’oficina. Custodia la documentació durant 15 anys, encara que pot variar depenent de la capacitat d’espai que tingui. Els arxius centrals serveixen per la recollida, ordenació, classificació i custodia de la documentació produïda per les diferents unitats administratives.

Fase inactiva: Transcorregut el temps, la documentació d’aquests arxius entraran en una fase inactiva. Es llavors quant entra en escena l’arxiu intermig, en l’administració Espanyola es l’arxiu central de la Administració (AGA) creat al 1969. Allí els documents d’arxiu passaran 25 anys més fins que els arribi la transferència definitiva a l’arxiu històric, en el cas que ens ocupa, a l’Arxiu Històric Nacional (AHN). La transferència definitiva no sempre es produeix degut a la falta d’espai que te.

I així s’arriba a la fi. Hem seguit el document d’arxiu creat en una oficina i que va servir en diferents fases per donar testimoni d’una activitat. Hem passat d’un arxiu a altre, transferència per transferència fins arribar al seu destí definitiu en un arxiu històric.

Encara que les característiques i posterior tractament d’un document en l’àmbit públic poden diferir a la de l’àmbit privat, tots ells tenen en comú la informació. Tot es informació registrada, produïda i rebuda durant la iniciació, desenvolupament o terminació d’una activitat.