1.2. Concepte d'arxiu

Existeixen moltes definicions del concepte d’arxiu que s’han anat modificant al llarg del temps, però totes aquestes, comencen o acaben per “lloc on”. És per això que “arxiu” es un  lloc físic d’emmagatzematge, però que actualment en el món de les tecnologies, un lloc físic com es una habitació s’ha vist reduït a la mida d’un ordinador o una unitat portàtil de documents, que son produïts per persones físiques i jurídiques, públiques i privades, en l’exercici de la seva activitat.

La paraula ha estès el seu ús i als llocs que es troben preparats per albergar grans quantitats d’informació son coneguts com arxius. Aquests també compleixen la funció de conservar i ajudar a la restauració de la documentació amb què compten.

S’anomena arxiu públic si l’organisme que el sosté es finança amb fons públics, com per exemple els arxius dels Ministeris. Mentre que el arxius privats son aquells que depenen d’un organisme privat, com per exemple l’empresa El Corte Inglés.

L’arxiu també es pot dividir en tradicional, que son aquells que tenen els documents en suport paper. Digital,  aquells documents que es troben en format digital, bé perquè han nascut amb aquesta forma o perquè han sigut digitalitzats desprès. Híbrid que es una barreja dels dos anteriors, es a dir, documents en format tradicional o físic amb documents en format digital.

El  funcionament habitual d'un arxiu depèn del tipus de document. En primer lloc, cal comprovar que la documentació hagi acabat el seu recorregut per l'oficina i després hem de guardar aquest document en un arxiu determinat, segons la seva  mobilitat futura i els criteris establerts.

En una oficina hi ha documents que estaran disposats ensafates esperant que algú els manipuli. És possible que  més endavant aquests documents passin a una carpeta simple o penjant col·locada en el seu corresponent moble arxivador, perquè es pugui consultar en un futur.

Un cop la documentació emmagatzemada deixa de ser útil, es guarda a l'arxiu semiactiu perquè, quan així ho decideixi el seu responsable i segons les normes dictades per l'empresa, passi a l'arxiu passiu o definitiu (Per ampliar aquesta informació podeu consultar el següent enllaç Cicle vital dels documents

5.2. Sistemes d'arxiu electrònic

Un sistema d’arxiu electrònic utilitza la informàtica per portar a terme les tasques i processos documentals, es “un sistema d’informació que ha sigut desenvolupat per emmagatzemar i recuperar documents, i organitzat per controlar funcions específiques de producció i emmagatzemament de documents i l’accés als mateixos, amb la fi de salvaguardar la seva autenticitat i fiabilitat”.

La diferència amb la resta deriva del fet que la seva creació, manipulació, transmissió i lectura es realitza mitjançant una eina informàtica apropiada, ja sigui de tipus físic (ordinadors, perifèrics i xarxes) o lògic (sistemes operatius, aplicacions, protocols de comunicació).

Això te la avantatja de facilitat la separació del contingut del document del medi en el que es va  registrar originalment amb la fi de facilitat la seva difusió  i accés.

A canvi es presenta l’inconvenient de que en el procés de separació i regrabació es pot manipulat amb molta facilitat, aixecant sospites sobre la autenticitat i la fiabilitat de la còpia. Si a això sumen la ràpida obsolescència dels instruments de hardware i de software que han intervingut en la seva producció, i la curta esperança de vida dels suports magnètics i òptics, exigeixen realitzar periòdiques migracions dels documents a nous medis i suports que garanteixin la seva llegibilitat.

La fi es identificar els elements dels documents electrònics que son necessaris per mantenir la seva autenticitat al llarg del temps i fixar els controls que es deuen realitzar per comprovar no només la integritat física i lògica dels documents, sinó també la seva qualitat quan s’emmagatzema i transfereixen a diversos dipòsits.

Podem trobar tres graus d’implantació electrònica, des de la més simple en la que s’opera amb eines ofimàtiques, passant pels sistemes de gestors de documents que treballen en entorns d’Intranet, extranet, fins la major complexitat que es l’entorn de treball en Internet.

Ofimàtica: Es el conjunt de mètodes, aplicacions i eines informàtiques que s’utilitzen en labors de oficina amb la fi de perfeccionar, optimitzar, millorar el treball i operacions relacionades. La paraula ofimàtica es un acrònim composat de la següent manera: ofi (oficina) y màtica (informàtica).

Gestors de Documents: Es el conjunt de normes tècniques i pràctiques utilitzades per administrar el flux de documents de tot tipus en una organització, permetre la recuperació d’informació des de ells, determinar el temps que els documents tenen que guardar-se, eliminar els que ja no serveixen i assegurar la conservació indefinida dels documents més valuosos, aplicant principis de racionalització i economia.