El accés a la informació es refereix al conjunt de
tècniques per buscar, categoritzar, modificar i accedir a la informació que es
troba en un sistema: bases de dades, biblioteques, arxius, Internet... Es un termini
estretament relacionat amb la informàtica, la bibliotecologia i la arxivística,
disciplines que estudien el processat automàtic, classificat i custodiat de la
informació respectivament. Així mateix, l’accés a la informació involucra a
molts altres temes, com els drets d’autor, el codi obert, la privacitat i la
seguretat.
L’accés a la informació s’aplica a la informació que ja
ha sigut processada per l’enteniment humà o per algun tipus de sistema de processat
automàtic, per lo tant l'objectiu no es tant trobat la manera més eficient
de classificar-la i arxivar-la, com si ho es trobar la millor manera d’obtenir
de manera inequívoca la informació desitjada utilitzant el menor nombre de
recursos.
En ocasions, l’accés
a la informació no es possible degut a les reticències d’alguns estats a
publicar dades classificades com sensibles per a la seguretat o que no serien
ben rebudes per la opinió pública. En altres ocasions, el ciutadà troba que no
pot accedir a la informació personal que està sent utilitzada sense el seu
consentiment. El dret a accés a la informació es refereix al dret de tota
persona a conèixer els assumptes públics i a accedir a les seves dades
personals que es troben en possessió de l’administració pública o de tercers
amb l’objectiu d’oposar-se a ells, per el que s’habilita el habeas data.
Els
usuaris externs son les persones alienes a la organització i la majoria de
seves consultes aniran dirigides en la seva majoria la documentació històrica,
per a la realització d’estudis i treballs. Tindran restringida la major part
del fons amb documents actius.
En cas de autoritzacions de consultes de fons actius o
sotmesos a reserva o restricció, aquestes tenen que venir recolzades per un
superior responsable y per escrit.
La realització de préstecs temporals, a tot tipus d’usuaris,
inclosos els interns, ha de regular-se i controlar-se adequadament. Existeixen
formularis de sol·licitud de préstecs en els que s’indiquen que documents es
sol·liciten, qui es fa responsable d’ells durant el préstecs i quan han de ser
tornats. D’aquesta manera s’evita la pèrdua i la dispersió de la informació.
Tenint en compte que cada document d’arxiu es únic i la seva pèrdua
irreparable.
Tant els préstecs com les consultes directes d’informació
tenen que registrar-se, per controlar els
documents i per saber qui sol·licita l’accés y perquè.
Si el que es presta o envia es un document electrònic
hi haurà que extremar les precaucions, com impedir la còpia altres suports, si
es tracta d’un arxiu fotogràfic que
tingui baixa resolució, etc.
Els usuaris
interns son el membres de la pròpia organització. Les seves necessitats
informatives van lligades a les seves funcions i el seu nivell per a la
realització de la seva comesa.
En els sistemes electrònics el control d’accés o
nivells de protecció comença en el mateix sistema operatiu, que controla a
través d’una taula els usuaris
registrats i el tipus d’accés que tenen. L’accés als documents pot ser
només de lectura, escriptura, de codificació o execució. Quan un usuari obre un
document el sistema comprova el tipus d’accés i que pot fer. Les tasques d’assignació
i control de nivells les realitza l’administrador del sistema.
Succeeix també que quan es treballa a la xarxa i es
comparteixen dades i varis usuaris necessiten poden accedir i treballar amb el
mateix document, el sistema utilitza una tècnica de bloqueig/desbloqueig per
regular el seu ús, i avisa amb missatges del tipus “aquest document està sent
utilitzat per altre usuari”, i tindrem que esperar a que el tanqui per poder
utilitzar-lo.
Els documents que s’utilitzen per al treball diari, els
arxius de l’entitat, es guarden en el disc en seccions distintes, amb un nivell
de seguretat diferent, perquè el seu objectiu es diferent. Aquestes seccions s’anomenen
volums i poden ser.
- Volum públic, on s’emmagatzema les dades que poden ser
consultades i llegides per tots els usuaris del sistema. No es pot modificar.
Aquí es trobaran els manuals de procediment.
- Volum compartit, amb arxius per ser utilitzats per
tots, segons el nivell d’accés.
- Volum privat, amb informació personal a la que només
pot accedir el usuari amb la clau.
Cada usuari del sistema, posseeix la seva contrasenya o clau d’accés, que permet accedir a tota o a una part de la informació i al seu espai privat.Cada contrasenya te associat una sèrie d’atributs, que van des de
la simple consulta del document, fins la seva reproducció, modificació,
validació, signatura de documents. L’atribut es un dret d’accés i les
restriccions van lligades a un nivell en una organització i vinculats a una
contrasenya en el sistema informàtic.
La contrasenya es con codi alfanumèric que es te que canviar
amb freqüència per no ser descobertes. Es recomana que continguin més de 5
caràcters, combinant números i lletres i que no es correspongui amb dates, nombres propis, matrícules...
Qualsevol
modificació en el nivell d’accés, de forma temporal o permanent, te que
ser sol·licitada i autoritzada per l’administrador del sistema, de manera
oficial i deixant constància de l’acte.
