El que hem après del tema 1

En el tema 1 els arxius públics i privats hem après que un arxiu és un  lloc físic d’emmagatzematge que ha anat canviant ràpidament amb la entrada de les noves tecnologies i el que era un espai físic ple de documents s’ha reduït a la mida d’un ordinador. Que es pot dividir en tradicional, digital i híbrid i que el seu funcionament depèn del tipus de document.

El documents son aquells que donen testimoni d’una activitat, que s’ha de determinar que document es important i qui no per conservar-lo, registrar-lo i posar les mesures de seguretat necessàries.

Tots els documents tenen un cicle de vida i passen per diferents fases, activa, semiactiva i inactiva. Els cicles de vida dels documents estan regulats pel Sistema Archivistic Espanyol. 

La millor manera de ser ràpid, eficaç i eficient es tenir un bon sistema d'arxiu que permeti accedir a qualsevol document 

El que hem après del tema 2

En aquest tema 2 el que més hem après és que el temps val cales. Si no està ben organitzat un arxiu amb una bona planificació des de bon començament, es perd massa temps en una reorganització.

Si tens l'arxiu mal organitzat, es trigarà massa a trobar la documentació necessària i pots perdre temps i arribar tard amb el document.

S'han de fer llibres auxiliar, per anar directe a la zona on hi sigui el document.

Tothom ha de saber com funciona l'arxiu i les mesures de seguretat, i aplicar-les sempre.

Que s'han de tenir en compte moltes coses per mantenir un bon manteniment de la documentació, ja que si deixes una simple grapa, a un document, el pot danyar i els que té al costat, amb el pas del temps.

El simple fet d'una avaria d'aigua pot danya molts documents i perdre molta informació important.

Si el teu sistema està informatitzat, també has de tenir mesures de seguretat.

En aquest vídeo hi ha un petit resum.

El que hem aprés del tema 3

En aquest video s'explica tot que hem aprés en el tema 3. Un video resum que parla sobre la indexació, les etiquetes i la manera de accedir a la informació de manera eficaç

El que hem après del tema 4

En aquest tema el que més hem tractat són les lleis que regulen el bon funcionament de les dades, que tothom té dret a la seva privacitat, per això es van crear les normes necessàries.

S'ha de limitar l'accés als documents per complir amb la llei de tractament de dades. Els sistemes d'arxius moderns permeten assignar permisos de visualització, modificació i/o d'execució (si són informàtics). No vols que ningú pugui accedir, de forma gratuïta, a patents o informacions delicades dels nous projectes; si passes, podria ser que la competència s'avancés. Amb la Llei de Protecció de Dades, podries tenir pèrdues d'informació, a més, d'una multa per no complir la Llei.

Els empleats de la mateixa empresa, també hi han de complir les normes i tindran restriccions a la documentació.

La documentació que hi sigui a les oficines (arxiu actiu/gestió) han de romandre sota custòdia d'un empleat responsable que tindrà la clau.

Si és documentació digitalitzada, només tindrà accés aquell que tingui el codi de seguretat.

La pèrdua de documents pot perjudicar molt a l'empresa, ja que són documents únics, a no ser que hi tinguis una còpia digitalitzada. Els documents digitals que s'utilitzen diàriament s'han de guarda en el lloc específic del disc. A cada secció hi haurà unes mesures de seguretat diferents, les publiques, compartides i privades (semblants als arxius físics).

Per protegir la documentació es tenen fer Backups (còpies de seguretat) dels arxius, i si tens un servidor, guardar la informació abans de tancar l'oficina.

Complir amb totes les lleis existents per evitar l'ús fraudulent de la documentació.

Existeix la Firma Electrònica, i aquesta és una eina molt útil a les empreses per temes de documentació amb les administracions públiques.

Si vas a utilitzar una informació d'algú, has de tenir compte, perquè pot tenir drets d'autor. Com hi ha gent que està en contra dels drets d'autor, també apareix el Copyleft que és totalment públic (només has de mencionar de qui és), i els Creative Commons que donen dret d'ús i segons el símbol és més lliure o menys. Aquests últims apareixen realment amb temes de les noves tecnologies, i es pot dir que encara són joves, amb comparació al Copyright.

I per últim que actualment les empreses s'estan passen a l'arxiu informàtic, que és més ràpid, eficaç i algunes rutines les fa el mateix programa mentre treballes. Es comença a utilitzar el núvol en joc d'un servidor, perquè de moment sembla que és més segur i eficaç, amb l'al·licient de poder accedir-hi des de qualsevol part del planeta.

El que hem après del tema 5

El que hem aprés del tema 5 es que els nous canals de sortida, com els dispositius mòbils, requereixen d’un emmagatzemament en sistemes d’arxiu intel·ligent.

En la actualitat conviuen dos sistemes d’arxiu, el manual i l’electrònic, aquest últim agilitza molt el sistema d’arxiu. Per un òptim arxivat, seria molt millor crear els documents directament en arxiu electrònic, s’agilitzaria molt el temps de resposta i el procés documental.

Un sistema d’informació ha sigut desenvolupat per emmagatzemar i recuperar documents, i organitzat per controlar funcions específiques. S’ha d’identificar els elements que son necessaris per mantenir la seva autenticitat al llarg del temps i fixar els controls per mantenir la integritat física i lògica dels documents, així com la qualitat quan s’emmagatzema i transfereixen a diversos dipòsits.

Hardware es el conjunt d’elements físics que composen l’ordinador.

El software es el conjunt de programes e instruccions bàsiques que fan que l’ordinador funcioni.

El sistema operatiu es un programa (software), que després d’encendre l’ordinador gestiona els recursos entre el hardware i els programes que utilitza l’usuari i fa possible el seu ús. Hi ha dos tipus de sistemes operatius, per a mòbils i per PC.

La xarxa local és la formada per la interconnexió de dos o més ordinadors i delimitada a un àrea reduïda. La seva finalitat es compartir recursos físics.

Els virus, son un programari que te com a objectiu alterar el comportament normal del nostre sistema amb una finalitat destructiva o invasiva. Els equips informàtics s’han de protegir, especialment quan es treballa en xarxa, de les amenaces exteriors. Hi ha diferents tipus de virus (cucs, troians, bombes de rellotgeria, virus macro i de boot)

El que hem après del tema 6

En el tema 6 hem après, que hi ha programes per recollir la informació, com el Acces o l'Excel. Emmagatzemar informació en aquests programes ens ajuda a agilitzar la documentació, ja que emmagatzemà dades personals, de clients, etc.; tot depèn de com es crea la base de dades.

Pots treure informació dels clients per fer una carta on donen informació d'una oferta, i només l'escriuràs una vegada, i el programa imprimirà totes les que facin falta per cada client específic, estalviaràs temps. També pots fer una cerca d'un client concret, o si la teva base de dades conte dades del magatzem, pots veure que has de demanar al proveïdor, sense haver d'anar al magatzem i preguntar al responsable. Si el que conte és només informació de llibres, pots buscar un llibre o autor concret. A les biblioteques hi ha una base de dades, per localitzar on està el llibre i si està a la biblioteca.

Que pots esborrar, modificar i analitzar dades. La taula, és la creació bàsica de la base de dades, tota la resta anirà en funció de si hem creat una bona taula. Les consultes, és per trobar una cosa concreta o veure un grup concret, com per ex. veure només els clients que són de Barcelona capital, o que tenen un codi postal concret.

El formulari és on s'introdueixen o modifiquen les dades (s'usa al Acces).

L'informe, és el que es fa més bonic per imprimir.

Que a les consultes es poden usar moltes variants com el major que, menor de, igual, etc. (sobretot al acces).

Les bases de dades també poden tenir restriccions d'ús, perquè solen estar emmagatzemades a un disc concret i específic per aquesta tasca, sobretot si es treballa en xarxa.

És una forma fàcil d'emmagatzemar i trobar dades, a més de ser flexible en els canvis (depenen del programa, és més o menys fàcil).

Que els Camps i Columnes són el mateix, igual que els Registres i les Files, en cada programa s'anomenen d'una forma o de l'altra.