Gestió Arxius. MR.EM: de juny 2017

Aquest blog va dirigit a totes aquelles persones que tenen com a feina gestionar un arxiu d’una empresa o organització. És una eina molt útil per tenir ordenada la informació. Coneixerem com s’arxiven els nostres documents.

La paraula arxiu prové del grec i significa antic i neix com una necessitat de la vida pública i privada de les persones i organitzacions, per tenir ordenats i classificats els documents que son d'interés, amb l'objectiu d'assegurar-ne la custodia i garantir una ràpida localització, perquè seran la memòria de les relacions socials.

Les empreses han de conservar i protegir la documentació per mantenir activa i disponible la informació, un bon sistema d'arxiu evita demora de localització dels documents sol·licitats pels diferents departaments durant el dia a dia.

L'article 30 del codi de comerç diu:

Apartat 1: els empresaris conservaran els llibres correspondència, documentació i justificants concernent al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys a partir de l'últim asentament realitzat en els llibres, excepte el que s'estableixi per disposicions generals o especials.
Apartat 2: El cessament de l'empresari en l'exercici de les seves activitats no li eximeix del deure al fet que es refereix el paràgraf anterior i si hagués mort recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seràn els seus liquidadors els obligats a complir el previngut en aquest paràgraf.

Ley 19/1989, de 25 de julio, de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la comunidad Económica Europea (CEE) en materia de Sociedades

Avui dia, la informació es un actiu molt important per la empresa, aquest actiu es diferencia dels altres per varis motius:

No es gasta un cop utilitzat
No sempre perd valor amb el pas del temps.
No es tangible

Aquesta última característica vol dir que la documentació constitueix el conjunt de documents en el que es plasma la informació, que fan que finalment es converteixin en tangibles. Tota aquesta documentació ha de ser classificada, ordenada i conservada i s’aplicaran tècniques que permetin una ràpida i senzilla recuperació.

Per al maneig d’un arxiu en una empresa s’ha de tenir en compte una bona col·locació, ja que mostra una completa eficiència de la persona encarregada i de la empresa en la qual es desenvolupa.

Definirem que es un arxiu i la seva documentació, el cicle vital dels documents i els tipus d’arxiu, així com la seva gestió.

1.2. Concepte d'arxiu

Existeixen moltes definicions del concepte d’arxiu que s’han anat modificant al llarg del temps, però totes aquestes, comencen o acaben per “lloc on”. És per això que “arxiu” es un lloc físic d’emmagatzematge, però que actualment en el món de les tecnologies, un lloc físic com es una habitació s’ha vist reduït a la mida d’un ordinador o una unitat portàtil de documents, que son produïts per persones físiques i jurídiques, públiques i privades, en l’exercici de la seva activitat.

La paraula ha estès el seu ús i als llocs que es troben preparats per albergar grans quantitats d’informació son coneguts com arxius. Aquests també compleixen la funció de conservar i ajudar a la restauració de la documentació amb què compten.

S’anomena arxiu públic si l’organisme que el sosté es finança amb fons públics, com per exemple els arxius dels Ministeris. Mentre que el arxius privats son aquells que depenen d’un organisme privat, com per exemple l’empresa El Corte Inglés.

L’arxiu també es pot dividir en tradicional, que son aquells que tenen els documents en suport paper. Digital, aquells documents que es troben en format digital, bé perquè han nascut amb aquesta forma o perquè han sigut digitalitzats desprès. Híbrid que es una barreja dels dos anteriors, es a dir, documents en format tradicional o físic amb documents en format digital.

El funcionament habitual d'un arxiu depèn del tipus de document. En primer lloc, cal comprovar que la documentació hagi acabat el seu recorregut per l'oficina i després hem de guardar aquest document en un arxiu determinat, segons la seva mobilitat futura i els criteris establerts.

En una oficina hi ha documents que estaran disposats ensafates esperant que algú els manipuli. És possible que més endavant aquests documents passin a una carpeta simple o penjant col·locada en el seu corresponent moble arxivador, perquè es pugui consultar en un futur.

Un cop la documentació emmagatzemada deixa de ser útil, es guarda a l'arxiu semiactiu perquè, quan així ho decideixi el seu responsable i segons les normes dictades per l'empresa, passi a l'arxiu passiu o definitiu (Per ampliar aquesta informació podeu consultar el següent enllaç Cicle vital dels documents

1.3. Concepte de documents

Un document es una carta, diploma o escrit que il·lustra sobre un fet, situació o circumstancia. Es el testimoni material d’una persona física o jurídica, que és realitza en l’exercici de la seva activitat i funcions, és podrà plasmar en una unitat d’informació amb l’objectiu de preservar-lo en el temps.

També es tracta d’un escrit que presenta dades susceptibles de ser utilitzats per comprovar alguna cosa. És el conjunt del coneixement humà materialitzat en un suport i conservat al llarg del temps com a patrimoni documental. El document es el vehicle de la informació, fixen el coneixement i el saber i garanteixen la conservació.

“La informació registrada pot considerar-se com a unitat en un procés de documentació” Norma UNE 50-113-92/1; entenen documentació com “recollida i tractament de la informació registrada, de forma continua i sistemàtica i que permeti el seu emmagatzematge, utilització i transmissió.

Aquests se’ls pot classificar en documents primàris, que son aquells que contenen informació original de l’autor y no han sigut sotmesos a cap tractament o modificació de un altre persona més que el seu responsable, en secundaris que son aquells que si han rebut un tractament y els terciaris que son aquells documents secundaris als quals se’ls va aplicar un tractament.

Un document ha seguir una sèrie de regles i condicions que han de ser respectades per qui redacta, entre las que destaquen l’ús correcte d’una ortografia acceptable. L’ús incorrecte d’un signe de puntuació podria representar un mal entès. Han d’estar correctament identificats per saber de quin lloc venen i quin destí porten.

Els documents poden ser manuscrits, però en la actualitat amb el creixent auge de la tecnologia es comú fer el document a l’ordinador, per això existeixen complets i senzills editors que fan l’experiència de redactar més fàcil. Aquest necessiten ser transportats al seu destí, per això fa falta una eina a la que s’anomena correu, en la actualitat s’utilitza més el correu electrònic, que consisteix en l’enviament del document o altres tipus d’arxius a través d’Internet.

La norma ISO 15489 estableix un conjunt de processos que cal definir, dissenyar i implementar un sistema de gestió de documents. Aquests processos es succeeixen habitualment de forma seqüencial, encara que poden tenir unlloc de manera simultànea o en un ordre diferent al descrit:

Incorporació dels documents: determinar si un document, creat o rebut per una organització, ha de formar part del sistema i conservar-se.
Registre: deixar constància de la incorporació d'un document en el sistema mitjançant un identificador únic i una breu informació descriptiva.
Classificació: identificar la categoria a la que pertany un document tenint en compte l'activitat de l'organització ambla qual està relacionat i de la qual és evidència.
Emmagatzematge: mantenir en les condicions adequades un document de manera que asseguri la seva autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat durant el període de temps necessari.
Accés: determinar a qui està permés accedir als documents i en quinescircunstàncies mitjançant els controls apropiats.
Traçabilitat: controlar l'ús i el moviment dels documents de manera que es garanteixi que només els usuaris amb permisos adequats realitzen tasques per a les quals hanestat autoritzats.
Disposició: portar a terme les accions de tria i eliminació que estableixi el calendari de conservació (destrucció física, conservació permanent, transferència a una altra unitat o organització, etc.)

La confidencialitat de la informació d'una empresa ve establerta per la dimensió de l'empresa, el sistema de jerarquies i el grau de responsabilitat del personal.

L'empresa ha de garantir que el seu ús està restringit a aquell que ha estat previst i, per aquest motiu, és habitual que les organitzacions estableixin protocols d'accés, de manipulació i d'eliminació de la documentació escrita.

Per imperatiu legal, els treballadors que intervenen en qualsevol fase del tractament de dades de caràcter personal estan obligats a mantenir el secret professional amb relació amb el propietari o responsable dels fitxers, tant si la seva titularitat és pública o privada.

El control d'accés a la informació augmenta a mesura que la informació és més confidencial i disminueix a mesura que el contingut és menys rellevant.

Les empreses físiques i jurídiques estan obligades per llei a prendre les mesures de seguretat que calgui, tant tècniques com organitzatives, pel que fa al tractament de dades, per garantir la confidencialitat dels fitxers automatitzats i no automatitzats, els centres de tractament, els locals, els diferents equips, els sistemes, els programes i les persones que intervenen enel tractament de dades de caràcter personal.

1.4. El cicle vital dels documents

Un document neix, creix i es custodia. L’important no es el suport del que estan fets, sinó la informació que contenen.

Per que un document sigui considerat arxiu ha de ser creat com a resultat de l’activitat que l’alberg. I es que depenen d’aquesta informació tindrem documents més longeus o documents que estaran predeterminats a morir molt d’hora.

Qualsevol document neix per donar constància material d’un fet o un acte, aquest es seu valor primari. Però passat el temps del valor primari deixa de tenir tanta importància. Es llavors quant pot començar a augmentar el seu valor històric o cultural, l’anomenat valor secundari del document. En el moment de la seva creació va servir per donar constància d’una concessió, d’una gracia o prerrogativa a una persona, però passat el temps el conservem gelosament degut al seu alt valor històric.

Al principi els documents es troben molt actius i segons passa el temps aquesta activitat disminueix fins desembocar en una inactivitat completa. Però també alguns documents tenen la capacitat de ressuscitar i tornar a la seva fase activa. Aquests cicles estan regulats a Espanya per el Sistema Archivistic Español.

Hi han llibres oficials que regulen la conservació dels documents:

Llibres obligatoris: reflecteixen de forma ordenada els acpectes comptables de l'activitat empresarial. llibres d'inventaris i comptes anuals, Llibre Diari i Llibre d'Actes.
Llibres auxiliars: faciliten l'emmagatzematge de la informació. llibre de clients, llibre de caixa, llibre major (recull les operacions agrupades pels codis dels comptes corresponents)

Sistema archivistic Espanyol

Fase activa: Depenent de la etapa vital en la que trobi un document el podrem trobar en un arxiu diferent, ja que cada arxiu tracta i custodia la documentació de manera distinta. Un document d’oficina tindrà que ser custodiat durant 5 anys aproximadament en un arxiu d’oficina perquè serà habitual presentar-lo o disposar d’ell per donat constància d’un acte o per completar un expedient. Però amb el pas del temps i una vegada complert la seva comesa serà cada vegada menys habitual consultar o disposar d’ell. El document tindrà que passar al seu següent cicle de vida: l’arxiu central.

Fase semiactiva: L’arxiu central es un arxiu on passen tots aquells documents d’arxiu que es troben en una fase semiactiva, ja no es consulten habitualment però poden ser requerits en un moment donat i tornar així a la seva fase activa. Aquest arxiu sol nodrir-se de la documentació aportada per els arxius d’oficina. Custodia la documentació durant 15 anys, encara que pot variar depenent de la capacitat d’espai que tingui. Els arxius centrals serveixen per la recollida, ordenació, classificació i custodia de la documentació produïda per les diferents unitats administratives.

Fase inactiva: Transcorregut el temps, la documentació d’aquests arxius entraran en una fase inactiva. Es llavors quant entra en escena l’arxiu intermig, en l’administració Espanyola es l’arxiu central de la Administració (AGA) creat al 1969. Allí els documents d’arxiu passaran 25 anys més fins que els arribi la transferència definitiva a l’arxiu històric, en el cas que ens ocupa, a l’Arxiu Històric Nacional (AHN). La transferència definitiva no sempre es produeix degut a la falta d’espai que te.

I així s’arriba a la fi. Hem seguit el document d’arxiu creat en una oficina i que va servir en diferents fases per donar testimoni d’una activitat. Hem passat d’un arxiu a altre, transferència per transferència fins arribar al seu destí definitiu en un arxiu històric.

Encara que les característiques i posterior tractament d’un document en l’àmbit públic poden diferir a la de l’àmbit privat, tots ells tenen en comú la informació. Tot es informació registrada, produïda i rebuda durant la iniciació, desenvolupament o terminació d’una activitat.

1.5. Classes d'arxius

Segons la titularitat:

Arxius públics, si l'organisme que ho sosté es finança amb fons públics i depenen d'administracions publiques. Per exemple, els arxius de l’ Administració general de l’Estat, Autonòmica o local.
Arxius privats, si depenen d'un organisme privat, com qualsevol empresa privada o persona jurídica. Per exemple els arxius de Coca-cola.

Els uns i els altres formen part del Patrimoni Documental, però els públics estan perfectament reglamentats quant a organització i terminis en la legislació nacional, en les respectives autonomies, mentre que els privats manquen d'una normalització conjunta i serà l'empresa qui les dicti a la seva conveniència.

Intentant unificar criteris d'actuació, apareixen les normes ISO 15489-1 i 15489-2; aquesta estableix un conjunt de processos que cal definir en dissenyar i implementar un sistema de gestió de documents.

https://es.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_15489

Segons la seva antiguitat:

Actius o de gestió, documents vius, hi són els documents mes utilitzats i inclouen documents de fins a cinc anys d’antiguitat.
Semiactius o intermedis, de baixa activitat, són els documents de cinc a vint-i-cinc anys d’antiguitat. Per exemple, les escriptures del edifici o els terres.
Inactius o històrics, són els que tenen documents de mes de vint-i-cinc anys d’antiguitat. Poden ser útils des del punt de vista de la investigació històrica.

Segons la seva organització:

Arxius centralitzats, són els que ocupen un únic espai o departament.
Arxius descentralitzats, són els que no és troben unificats en un únic espai físic, sinó que estan dividits entre els diversos departaments d’una empresa.
Arxius mixtos, són els que combinen característiques dels arxius centralitzats i dels arxius descentralitzats. Per exemple, quan en un arxiu per departaments passin dels cinc anys i és centralitzen en un arxiu central, per si fan falta.

Segons el format (aquest sorgeix en els últims anys):

Arxiu tradicional. On els documents estan en suport de paper.
Arxiu digital. On els documents es troben en format digital, ja sigui d'origen o digitalitzats.
Arxius híbrids. És quan tens documents tant en paper com a digital.

En qualsevol tipus d'arxiu s'aplicarà una tècnica de arxivistes que farà referència als sistemes de classificació i ordenació.

1.6. Els documents electrònics

Un document electrònic és un document registrat de forma electrònica, tant si és d'origen com si s'ha transformat de paper a digital.

Digitalització: Tècnica que permet la reproducció d'informació que es troba de manera analògica (paper, vídeo, so, cinema, microfilm i altres) en una altra, que només pot ser llegida o interpretada per l’ordinador.

En els documents de paper tant la informació com el paper van units, mentre que l’electrònic és pot enviar de diverses formes: en email, usb, en el portàtil, etc.

Encara que te molts avantatges (com l'estalvi d'espai, la possibilitat d'accés mes ràpid i l'accés per a mes persones, etc.) també presenta alguns inconvenients:

La informació és susceptible de ser manipulada:

Be intencionadament quan és modifiquin dades, sinó s'han donat les mesures de seguretat necessàries.

Be accidentalment, a vegades a passar d’un format a un altre o d'un sistema operatiu a un altre, el document no s’obrirà correctament.

No pot llegir-se o consultar-se directament com en paper, ja que necessites de maquinaria o programari. Cal tenir en compte la evolució de la tecnologia, doncs es queda obsoleta ràpidament i deixes de poder accedir a la informació, com els diskets o vídeos de VHS.

Un document electrònic ha de ser:

Fiable
Autenticitat, que les característiques originals perdurin al llarg del temps.
Integritat, que estigui complet i sense alteracions
Disponibilitat, poder ser recuperat i localitzat ràpidament.

1.7. Gestió dels arxius o gestió de documents

Arxius

És pot considerar gestió d’arxius, al tractament integral dels documents durant tota la seva vida, des de la seva creació fins que se decideixi la seva eliminació o conservació definitiva.

És molt similar al concepte de “gestió de documents” com a conjunt de tasques i procediments orientats a assolir una major eficàcia i economia en la explotació del documents.

La gestió documental és la captura, emmagatzematge i recuperació de documents.

Els objectius són:

Complir amb les necessitats de gestió de arxius i amb el requeriments del usuari
Garantir que les dades siguin valides
Optimitzar el rendiment
Minimitzar o eliminar la pèrdua o destrucció de dades

Cada empresa ha d'adoptar una organització i un sistema d'arxivament, segons les seves característiques i necessitats, tenint en compte els diners que s'han d'invertir i la seva rendibilitat futura.

Mesures generals

No utilitzar paper reciclat per als documents importants.
Els documents importants no es perforen mai
No s'ha de forçar la capacitat de les carpetes ni dels arxivadors. Si és necessari, s'obriran diverses carpetes i es numeraran: volum I, II, ...
Evitar l'ús d'elements metàl•lics per a unir els documents importants (grapes, etc.), gomes elàstiques ni carpetes o fundes de plàstic.
Utilitzar el material d'oficina més aconsellable per a garantir la perdurabilitat dels documents: paper permanent, clips de plàstic, cola de cel•lulosa, etiquetes de paper encolat, caixes de cartró neutre, fulles i caixes de formats normalitzats (DIN A4 o DIN A5), armari i contenidors metàl•lics.

Mesures de control ambiental

Els documents en suport paper requereixen una temperatura entre 15 i 25 °C, una humitat relativa de 45 a 65% i una llum artificial que no superi els 200 lux. Aquestes condicions són difícils d'aconseguir en una oficina i no sempre són compatibles amb les condicions ambientals requerides per a les persones.

No obstant això, es poden aplicar les següents mesures en les oficines:

Contra la llum: no situar els documents al costat de les finestres ni propers als fluorescents
Contra la humitat: no arxivar documents en zones amb instal•lacions d'aigua o on hi hagi humitat.
Contra el pols: Utilitzar carpetes i contenidors (de paper, cartolina o cartó)
Contra la calor: arxivar els documents lluny de fonts de calor directa.

En el vídeo es pot trobar informació més completa

Destrucció dels documents (Expurgació)

Donat l'elevat nombre de documents que es generen en una empresa, serà necessari destruir tots aquells documents que no aporten valor. La destrucció es realitzarà mitjançant màquines especials, d'aquesta forma garantirem que aquells documents que contenen informació confidencial no puguin caure en mans alienes, respectant, així, la Llei Orgànica Protecció de Dades 15/1999.

Tanmateix, si el volum de documentació a destruir és mort gran, hi ha empreses especialitzades que s'encarreguen de recollir i de destruir posteriorment els documents. Aquests enviaran un certificat als seus clients que avala que la documentació ha estat destruïda.

El que hem après del tema 1

En el tema 1 els arxius públics i privats hem après que un arxiu és un lloc físic d’emmagatzematge que ha anat canviant ràpidament amb la entrada de les noves tecnologies i el que era un espai físic ple de documents s’ha reduït a la mida d’un ordinador. Que es pot dividir en tradicional, digital i híbrid i que el seu funcionament depèn del tipus de document.

El documents son aquells que donen testimoni d’una activitat, que s’ha de determinar que document es important i qui no per conservar-lo, registrar-lo i posar les mesures de seguretat necessàries.

Tots els documents tenen un cicle de vida i passen per diferents fases, activa, semiactiva i inactiva. Els cicles de vida dels documents estan regulats pel Sistema Archivistic Espanyol.

La millor manera de ser ràpid, eficaç i eficient es tenir un bon sistema d'arxiu que permeti accedir a qualsevol document