Els registres es
classifiquen en dos tipus:
Registres generals: Son las que
tenen funcions de recepció i remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions
per a un o varis òrgans administratius. Tot òrgan administratiu tindrà
assignada una única oficina de registre general, sens perjudici que aquesta
tingui tal caràcter per a varis òrgans administratius. Existeixen en els
serveis centrals i en les delegacions, direccions o gerències, i en aquells
grans centres administratius en els que es proveeixi de forma expressa.
Registres auxiliars: Son les que
fan les mateixes funcions i per els mateixos òrgans administratius que la
oficina de registre general, però estan situades en dependències diferents. De
cada oficina de registre general podran dependre varies oficines de registre
auxiliar.
Les oficines de
registre auxiliar remetrà una còpia de la totalitat dels assentaments que
practiquen a la corresponen oficina de registre general, sent aquesta última la
que fa les funcions de constància i certificació en els suposats litigis,
discrepàncies o dubtes sobre la recepció, remissió de sol·licituds, escrits i
comunicacions.
Les oficines de
registre, tan de caràcter general com de caràcter auxiliar, desenvolupen les següents funcions:
·
Recepció de sol·licituds, escrits
i comunicacions dirigits a qualsevol òrgan o entitat.
· Expedició de rebuts de la
presentació de sol·licitud, escrits i comunicacions.
· Anotació dels assentaments de
entrada i sortida de les sol·licitud, escrits i comunicacions. (En l’administració pública aquest punt està regulat a l’apartat 2 y 3 del article
38 de la llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les
Administracions Públiques i Procediment Administratiu comú)
· Remissió de sol·licituds, escrits
i comunicacions a les persones, òrgans o unitats destinatàries. (En l’administració pública aquest punt està regulat a l’apartat 2 del article 38
de la llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions
Públiques i Procediment Administratiu comú)
· L’expedició de còpies sellades dels
documents originals que deurà aportar junt amb la sol·licitud, escrit o
comunicació així com el registre d’aquesta expedició.
· Realització de cotejos i
l’expedició de còpies compulsades de documents originals aportats.
· Altres funcions que les pot
atribuir de forma legal o reglamentaria.
Generalment
cadascun dels registres de documents consta de dos seccions. En una es realitzen
els assentaments dels documents, sol·licituds i escrits rebuts. En l’altre s’assentarà
els emesos per altres òrgans així com els dirigits a particulars.
Les operacions a realitzar, amb
caràcter general, son les següents:
1. Sobre
l’escrit s’estamparà el segell de registre corresponent, de recepció o sortida,
així con la data i el número de registre que li correspongui. Ha de existir una
sèrie per als rebuts i un altre per als emesos.
- L’Assignació del número deu ser correlativa en
la seva sèrie i respectar l’ordre de presentació o emissió.
- L’estampació té que realitzar-se en el espai
reservat per a tal fi o en la primera fulla de l’escrit, on no dificulti la
lectura del seu contingut, podent ser substituïda per una impressió mecànica
que reculli, com a mínim, la mateixa informació que el segell.
- Els controls interns no poden produir nous
estampillats de segell o impressió mecànica dels mateixos.
2. En
el cas de que l’escrit vagi acompanyat de còpia, s’estamparà sobre aquesta el
segell, la data, i en cas de requeriment, la hora de presentació.
3. En
el cas que la còpia no s’acompanyi, sempre que es sol·liciti per l’interessat, s’emetrà
certificació de la presentació.
4. Posteriorment
es realitzarà l’assentament registral, que, en el cas dels escrits rebuts, han
de comprendre:
-
Data de presentació o de entrada, en el seu
cas.
-
Unitat o òrgan de destí.
-
Epígraf expressiu en la seva naturalesa.
-
Descripció de l’assumpte.
-
Òrgan on va ser presentat.
-
Hora de presentació.
-
Forma de presentació.
-
Número de registre de recepció.
En el cas
dels escrits emesos han de comprendre:
-
Data de sortida.
-
Interessat o òrgan de destí.
-
Epígraf expressiu de la seva naturalesa.
-
Descripció de l’assumpte.
-
Forma de sortida.
-
Número de registre de sortida.
Un cop
realitzat l’assentament, es procedirà de la següent forma:
1. Els
escrits rebuts es remetran directament a les unitats que tinguin que
tramitar-los. En el cas que no es pugui identificar es remetran al responsable
de l’òrgan, del centre directiu al que estigui designat.
2. Si
estan dirigides a un òrgan aliè al registre, es remetrà dins de les 24 hores següents
al seu òrgan de destí, acompanyats de la relació dels documents que s’envien.
3. Els
escrits emesos es cursaran als destinataris.
Les
operacions a realitzar en el cas de emissió i recepció de documents per medis
informàtics, amb caràcter general, es procedirà de la següent manera.
- En el cas que es tracti de la emissió de
documents, s’estendrà diligència expressiva del resultat de la emissió unida al
escrit emès, i s’arxivarà en l’expedient.
- En el cas que es tracti de que els interessats
sol·licitin la realització de notificacions per aquest medi, junt al document
de notificació, se si adjuntarà el rebut de recepció, que deurà se complimentat,
rubricat i enviat en el termini de dos dies al registre de òrgan emissor per a
la seva incorporació a l’expedient. Si transcorre aquest termini sense que l’interessat
remeti dit rebut, es cursarà notificació per altres medis.
Conservar els documents que emet i rep l’empresa, correctament organitzats, permet mantenir activa i disponible la informació. Un bon sistema d’arxius evita la demora de localització dels documents sol•licitats pels diferents departaments durant el dia a dia. Avui dia, la informació constitueix un actiu molt important per a l'empresa, per la qual cosa perquè hi hagi una eficaç organització i conservació dels documents al arxiu, que faciliti a més el seu accés i ús, han d'aplicar-se una sèrie de tècniques, com la classificació, ordenació , descripció e instal•lació dels documents.
