2.3. Sistemes d'ordenació

Ordenar és una tasca en la que és relacionen uns documents amb altres d'acord a un criteri ja establert prèviament. Això ens permetrà posteriorment facilitar-ne la cerca a tots els arxius.

Fàcil de comprendre, senzill d'aplicar, permetre ampliacions futures, localització rapida i eficient dels documents i no ha de ser ambigu.

Classificació alfabètica, es classifiquen prenent com a referència el cognom de la persona o la raó social de l'empresa que consta en el document a arxivar, com es fa per ex. en el cas de les guies telefòniques.


- Els noms de les persones s'ordenen a partir del primer cognom. En cas de coincidència s'utilitzarà el segon. I si torna a passar, el nom.

- Els noms i cognoms compostos funcionen com a un sol cognom o nom.

- Les preposicions, els articles o els prefixos no es poden utilitzar com a una paraula d'ordenació.

- Les partícules que precedeixen noms o cognoms d'altres llengües sí que es tenen en compte com a part d'aquest nom o cognom.
Avantatges

• Senzill d'aplicar.
• No requereix cap font auxiliar, com una llista de codis, per la cerca.

Grups i subgrups, ordre alfabètic

Inconvenients

• A mesura que incrementem el nombre de documents en el nostre arxiu, implica una redistribució constant de tota la documentació.
• Depenen de la lletra poden haver-hi arxius saturats i d'altres buits, això desaprofita l'espai.
• Quan el volum de carpetes augmenta molt, és més difícil de fer una cerca.

Sistema numèric, es parteix d'un número natural determinat, seguint un ordre ascendent o descendent; aquest podrà tenir relació amb el contingut o no.
Ex. Per el número de factura o per l'ordre d'arribada o entrada del document, ja sigui factura, correspondència, etc. Per ordre s'hauria de generar un índex.

Avantatge

S'eviten els duplicats

Inconvenient

Dificulta intercalar documents i, en alguns casos, obliga a crear llistes auxiliars sobre les quals basa la localització dels documents.

Sistemes mixtos, l'alfanumèric. En aquest és combinen el sistema alfabètic i numèric. S'utilitzen tant lletres com números per compondré una paraula ordenatriu sobre la qual arxivar. Pot ser que aquesta paraula estigui relacionada amb el document (ex. les matrícules d'un vehicle) o que s'elabori expressament per a l'ordenació.

Si primer apareix lletres, s'ordenarà primer per ordre alfabètic i si coincideixen el numèric. Si apareix primer el número, s'ordenarà primer per ordre numèric i si coincideixen l'alfabètic.

Normes a tenir en compte per a l'alfanumèric/numèric:

1. Els números es donaran correlativament mesura que s'originen els documents o expedients.
2. Procurarem no tornar a donar un número que ja s'hagi utilitzat però que hagi quedat desert.
3. Es generarà un índex auxiliar que permetrà relacionar el document buscat amb la codificació numèrica o alfanumèrica.

Avantatges

• El principal avantatge és la facilitat de classificació de nous documents/expedients.
• Com no s'han d'intercalar expedients, l'espai de l'arxiu s'aprofita millor.
• Quan es necessita ampliar l'arxiu no cal redistribuir tots els expedients.

Inconvenients

• Excepte en els casos en què la codificació es complementa amb criteris addicional, la classificació no aporta informació addicional.
• Necessitem un índex o una base de dades auxiliar per poder trobar la documentació que busquem.

Ordenació cronologia. Segons una determinada data relacionada amb el document. Aquesta pot ser el moment en què s'elaboren, en què s'emeten, en què entren a l'arxiu, de la compravenda o del venciment de deute.

Per data (arxiu informàtic)

Es pot fer de la data més recent a l'antiga, o viceversa, tot i que és més recomanable utilitzar la més recent. Es pot ordenar per any i mesos amb documentació no gaire voluminosa. I es pot ordenar per dies quan el volum és més elevat. Per ex. se sol emprar per arxivar les actes,  nomines, etc.
Avantatges

• El principal és la simplicitat en l'ordenació. És el sistema més simple.
• En funció de la data triada per fer la classificació, podria ser que no haguéssim d'intercalar documents. Per ex. quan s'usa la data d'arribada.
• Tot i que algunes vegades podríem haver d'intercalar documents, és menys freqüent que en el cas de l'alfabètica.
• És un sistema molt útil en tant que pot facilitar la gestió de cobrament. Com els rebuts ordenats per dates de venciments.

Inconvenients

Quan es rep una gran quantitat de documentació en un breu lapse de temps, ens podem trobar amb molta documentació classificada sota una mateixa data. Per això pot requerir la utilització d'un sistema complementari en un segon nivell.

Àmbit geogràfic. L'ordenació serà segons un lloc o una adreça, que pot ser el domicili de la persona o l'empresa emissora o receptora del document, el lloc des del qual es va emetre o rebre, o bé on es rep o es lliura una comanda o mercaderia.

Aquest és adequat per a empreses que desenvolupen la seva activitat en múltiples zones o regions.

Se sol fer de forma descendent, ja que es van classificant si subclassificant en països, regions, províncies, poblacions, districtes, barris, carrers, etc. Aquest se sol combinar amb altres sistemes de classificació, com l'alfabètic.

S'ha de definir prèviament molt clarament les zones. Cal verificar amb exactitud que el document pertany a la zona assignada. S'ha d'evitar al màxim canviar el criteri de zona aplicat, ja que això ens podria obligar a tornar a classificar tota la documentació.

Avantatges

• L'adaptabilitat, ja que el sistema geogràfic permet diferents criteris en la definició de zona.
• La simplicitat de classificació, per què la documentació ja indica la zona a què pertany.

Inconvenients

• El principal problema és que no és, pròpiament, un sistema d'ordenació. Quan el volum d'informació és gran, obliga a establir un sistema addicional.
• Com passa amb la classificació alfabètica, l'espai de l'arxiu podria estar mal aprofitat.
• El sistema pot necessitar una guia addicional per indicar a quina zona pertany cada document, cosa que pot alentir el procés de classificació.

I per últim, classificació per matèries. Agrupa els documents per temes o assumptes, encara que aquest necessita un altre sistema d'ordenació posterior per als documents continguts en cada grup (sol ser l'alfabètic).

Cal detallar clarament quin és cada assumpte o matèria. Quan la documentació ha de passar d'un grup a un altre, cal especificar en quin moment s'ha d'efectuar.

Avantatges

• És fàcil d'utilitzar i ràpid de classificar.
• Si és necessari, es poden generar noves carpetes sense gaires complicacions.

Inconvenients

• La definició de les matèries és difícil. Cal temps a dissenyar correctament els diferents grups.
• El sistema de classificació, però no d'ordenació. Caldrà, doncs, establir un sistema addicional per ordenar els documents dins de cada grup.