2.2. Sistemes de classificació

La classificació, és l'operació intel·lectual que consisteix en l'establiment de les categories i grups que reflecteix l'estructura orgànica, funcional o per matèries del fons.

Orgànica, s'estructuren d'acord amb l'organigrama de l'empresa

Funcional, l'estructura de fons té relació amb les activitats i funcions que es duen a terme a l'empresa, no té per què coincidir amb l'organigrama.Els documents d'una mateixa classe són el resultat una mateixa activitat, i és reuneixen a una classe més amplia i successivament.

Classificació per matèries, segons el contingut dels documents.

El més utilitzat és el funcional, és el que té menys variacions, quan a l'empresa hi ha canvis.

El sistema elegit ha de ser estable en el temps, perdurable i ser objectiu.

Hem d'establir uns criteris de classificació i ordenació que posteriorment ens permetran facilitar-ne la cerca. Depenent de les característiques dels documents que s'ha d'arxivar és preferible escollir un sistema o un altre, tot i que els requisits que ha de tenir qualsevol sistema de classificació són els següents:

1. Ha de ser fàcil decomprendre
2. Ha de ser senzill d'aplicar
3. Ha de permetre ampliacions futures
4. Ha de permetre una localització rapida i eficient dels documents
5. No ha de ser ambigu

L'organització d'un arxiu engloba diverses tasques que s'han de distingir fàcilment per ser més ràpids, per això s'ha de fer un quadre de classificació. El quadre de classificació, és el lloc on està detallat com s'organitzen els documents, on es veu la relació que hi ha entre ells i permet una millor localització. És una estructura jeràrquica i lògica on es reflecteix les funcions/activitats de l'organització.

L'elaboració d'un quadre de classificació ha de reflectir l'estructura de l'arxiu. Classificar els fons, s'ha de definir i concretar els grans grups de l'arxiu

• Les seccions, divisions que s'estableixen a partir de les principals activitats (Ex. Comptable, fiscal, laboral, mercantil, etc.) i a dins d'aquestes
• Les sèries documentals, conjunts de documents produïts com a resultat d'un mateix procediment administratiu.

Una vegada identificats els diferents tipus documentals existents en l'empresa, s'ha d'elaborar un esquema que els classifica i els estructura en grups, això constitueix la base per l'organització de l'arxiu.

Codificació

El quadre de classificació es completa amb la codificació, això és l'assignació de lletres o números o una combinació per a cada nivell de classificació. Aquest codi identifica el nivell de classificació de cada serie, posant de manifest la jerarquia.
Es col·loca a l'esquerra de la denominació i cada signe se separa del següent per un punt.

Exemple de quadre de classificació numèric i alfanumèric

El procés de classificació que es genera a una oficina o documentació entrant, és el següent:

• Identificar l'expedient al qual pertany el document, si existeix o s'ha d'obrir.
• Identificar a què serie pertany
• Buscar la subsèrie a la qual es troba
• Anotar la classificació resultant, el codi i nombre que li correspon, s'anota en l'expedient i a la carpetilla. Se sol col·locar el marge dret superior, a llapis per no fer mal el document.

Quan és treballa en format informàtic, al no estar en paper s'arxiva en els directoris de l'ordinador, però de la mateixa forma que el físic, amb carpetes i subcarpetes amb la seva codificació i el nom de la sèrie i subsèrie.

Elements auxiliars del quadre
Es complementa el quadre amb taules auxiliars on és realitzen noves divisions més especifiques i concretes en la serie, subsèrie i altres nivells. Aquestes poden ser:

• Especifiques, només s'apliquen a un nivell, serie o subsèrie del quadre, hi són al començament del nivell que s'aplica.
• Comunes, perquè es poden aplicar a tots els nivells, series, subsèries del quadre. Llistes ordenades després del quadre. Poden ser:
• Nominales, les que s'identifiquen pel nom de persones, organismes, llocs, etc.
• uniformes, per identificar la documentació, correspondència, memòria, etc.

S'indiquen al quadre per davant del codi i amb les lletres:
E = especifiques         N = Nominals         U = Uniformes
ex:
2. Gestió de recursos humans
E 1. Personal docent
E 1.1. Funcionaris de carrera
E 1.1. Funcionaris interins
E 2. Personal administració i serveis

A més s'inclou indice amb els noms de sèries, subsèrie i reste de nivells. També indice nominals, topogràfics dels terminis empleats el quadre

Segons la seva antiguitat:

1. Actius o de gestió, documents vius, hi són els documents més utilitzats i inclouen documents de fins a cinc anys d'antiguitat.
2. Semiactius o intermedis, de baixa activitat, són els documents de cinc a vint-i-cinc anys d'antiguitat. Per exemple, les escriptures de l'edifici o els terres.
3. Inactius o històrics, són els que tenen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat. Poden ser útils des del punt de vista de la investigació històrica.

Segons la seva organització:

Arxiu centralitzat

1. Arxius centralitzats, són els que ocupen un únic espai o departament.
2. Arxius descentralitzats, són els que no es troben unificats en un únic espai físic, sinó que estan dividits entre els diversos departaments d'una empresa.
3. Arxius mixtos, són els que combinen característiques dels arxius centralitzats i dels arxius descentralitzats. Per exemple, quan en un arxiu per departaments passin dels cinc anys i es centralitzen en un arxiu central, per si fan falta.

Segons el format (aquest sorgeix en els últims anys):

1. Arxiu tradicional. On els documents estan en suport de paper (és l'esmenat anteriorment)
2. Arxiu digital. On els documents es troben en format digital, siguin d'origen o digitalitzats.
3. Arxius híbrids. És quan tens documents tant en paper com a digital.