2.5. El registre

Els registres es classifiquen en dos tipus:

Registres generals: Son las que tenen funcions de recepció i remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions per a un o varis òrgans administratius. Tot òrgan administratiu tindrà assignada una única oficina de registre general, sens perjudici que aquesta tingui tal caràcter per a varis òrgans administratius. Existeixen en els serveis centrals i en les delegacions, direccions o gerències, i en aquells grans centres administratius en els que es proveeixi de forma expressa.

Registres auxiliars: Son les que fan les mateixes funcions i per els mateixos òrgans administratius que la oficina de registre general, però estan situades en dependències diferents. De cada oficina de registre general podran dependre varies oficines de registre auxiliar.

Les oficines de registre auxiliar remetrà una còpia de la totalitat dels assentaments que practiquen a la corresponen oficina de registre general, sent aquesta última la que fa les funcions de constància i certificació en els suposats litigis, discrepàncies o dubtes sobre la recepció, remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions.

Les oficines de registre, tan de caràcter general com de caràcter auxiliar, desenvolupen les següents funcions:

·         Recepció de sol·licituds, escrits i comunicacions dirigits a qualsevol òrgan o entitat.

·         Expedició de rebuts de la presentació de sol·licitud, escrits i comunicacions.
·   Anotació dels assentaments de entrada i sortida de les sol·licitud, escrits i comunicacions. (En l’administració pública aquest punt està regulat a l’apartat 2 y 3 del article 38 de la llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i Procediment Administratiu        comú)
·        Remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions a les persones, òrgans o unitats destinatàries. (En     l’administració pública aquest punt està regulat a l’apartat 2 del article 38 de la llei 30/1992, de 26   de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i Procediment Administratiu             comú)
·       L’expedició de còpies sellades dels documents originals que deurà aportar junt amb la sol·licitud,       escrit o comunicació així com el registre d’aquesta expedició.
·        Realització de cotejos i l’expedició de còpies compulsades de documents originals aportats.
·       Altres funcions que les pot atribuir de forma legal o reglamentaria.

Generalment cadascun dels registres de documents consta de dos seccions. En una es realitzen els assentaments dels documents, sol·licituds i escrits rebuts. En l’altre s’assentarà els emesos per altres òrgans així com els dirigits a particulars.

Les operacions a realitzar, amb caràcter general, son les següents:

1.   Sobre l’escrit s’estamparà el segell de registre corresponent, de recepció o sortida, així con la data i el número de registre que li correspongui. Ha de existir una sèrie per als rebuts i un altre per als emesos.

-  L’Assignació del número deu ser correlativa en la seva sèrie i respectar l’ordre de presentació o emissió.

-     L’estampació té que realitzar-se en el espai reservat per a tal fi o en la primera fulla de l’escrit, on no dificulti la lectura del seu contingut, podent ser substituïda per una impressió mecànica que reculli, com a mínim, la mateixa informació que el segell.

-       Els controls interns no poden produir nous estampillats de segell o impressió mecànica dels mateixos.

2.     En el cas de que l’escrit vagi acompanyat de còpia, s’estamparà sobre aquesta el segell, la data, i en cas de requeriment, la hora de presentació.

3.     En el cas que la còpia no s’acompanyi, sempre que es sol·liciti per l’interessat, s’emetrà certificació de la presentació.

4.  Posteriorment es realitzarà l’assentament registral, que, en el cas dels escrits rebuts, han de comprendre:

-          Data de presentació o de entrada, en el seu cas.

-          Unitat o òrgan de destí.

-          Epígraf expressiu en la seva naturalesa.

-          Descripció de l’assumpte.

-          Òrgan on va ser presentat.

-          Hora de presentació.

-          Forma de presentació.

-          Número de registre de recepció.

En el cas dels escrits emesos han de comprendre:

-          Data de sortida.

-          Interessat o òrgan de destí.

-          Epígraf expressiu de la seva naturalesa.

-          Descripció de l’assumpte.

-          Forma de sortida.

-          Número de registre de sortida.

Un cop realitzat l’assentament, es procedirà de la següent forma:

1.       Els escrits rebuts es remetran directament a les unitats que tinguin que tramitar-los. En el cas que no es pugui identificar es remetran al responsable de l’òrgan, del centre directiu al que estigui designat.

2.       Si estan dirigides a un òrgan aliè al registre, es remetrà dins de les 24 hores següents al seu òrgan de destí, acompanyats de la relació dels documents que s’envien.

3.       Els escrits emesos es cursaran als destinataris.

Les operacions a realitzar en el cas de emissió i recepció de documents per medis informàtics, amb caràcter general, es procedirà de la següent manera.

-     En el cas que es tracti de la emissió de documents, s’estendrà diligència expressiva del resultat de la emissió unida al escrit emès, i s’arxivarà en l’expedient.

-     En el cas que es tracti de que els interessats sol·licitin la realització de notificacions per aquest medi, junt al document de notificació, se si adjuntarà el rebut de recepció, que deurà se complimentat, rubricat i enviat en el termini de dos dies al registre de òrgan emissor per a la seva incorporació a l’expedient. Si transcorre aquest termini sense que l’interessat remeti dit rebut, es cursarà notificació per altres medis.