4.3. L'accés a la informació

El accés a la informació es refereix al conjunt de tècniques per buscar, categoritzar, modificar i accedir a la informació que es troba en un sistema: bases de dades, biblioteques, arxius, Internet... Es un termini estretament relacionat amb la informàtica, la bibliotecologia i la arxivística, disciplines que estudien el processat automàtic, classificat i custodiat de la informació respectivament. Així mateix, l’accés a la informació involucra a molts altres temes, com els drets d’autor, el codi obert, la privacitat i la seguretat.

L’accés a la informació s’aplica a la informació que ja ha sigut processada per l’enteniment humà o per algun tipus de sistema de processat automàtic, per lo tant l'objectiu no es tant trobat la manera més eficient de classificar-la i arxivar-la, com si ho es trobar la millor manera d’obtenir de manera inequívoca la informació desitjada utilitzant el menor nombre de recursos.

En ocasions,  l’accés a la informació no es possible degut a les reticències d’alguns estats a publicar dades classificades com sensibles per a la seguretat o que no serien ben rebudes per la opinió pública. En altres ocasions, el ciutadà troba que no pot accedir a la informació personal que està sent utilitzada sense el seu consentiment. El dret a accés a la informació es refereix al dret de tota persona a conèixer els assumptes públics i a accedir a les seves dades personals que es troben en possessió de l’administració pública o de tercers amb l’objectiu d’oposar-se a ells, per el que s’habilita el habeas data.

Els usuaris externs son les persones alienes a la organització i la majoria de seves consultes aniran dirigides en la seva majoria la documentació històrica, per a la realització d’estudis i treballs. Tindran restringida la major part del fons amb documents actius.

En cas de autoritzacions de consultes de fons actius o sotmesos a reserva o restricció, aquestes tenen que venir recolzades per un superior responsable y per escrit.

La realització de préstecs temporals, a tot tipus d’usuaris, inclosos els interns, ha de regular-se i controlar-se adequadament. Existeixen formularis de sol·licitud de préstecs en els que s’indiquen que documents es sol·liciten, qui es fa responsable d’ells durant el préstecs i quan han de ser tornats. D’aquesta manera s’evita la pèrdua i la dispersió de la informació. Tenint en compte que cada document d’arxiu es únic i la seva pèrdua irreparable.

Tant els préstecs com les consultes directes d’informació tenen que registrar-se, per controlar  els documents i per saber qui sol·licita l’accés y perquè.

Si el que es presta o envia es un document electrònic hi haurà que extremar les precaucions, com impedir la còpia altres suports, si es tracta d’un arxiu fotogràfic que  tingui baixa resolució, etc.

Els usuaris interns son el membres de la pròpia organització. Les seves necessitats informatives van lligades a les seves funcions i el seu nivell per a la realització de la seva comesa.

En els sistemes electrònics el control d’accés o nivells de protecció comença en el mateix sistema operatiu, que controla a través d’una taula els usuaris  registrats i el tipus d’accés que tenen. L’accés als documents pot ser només de lectura, escriptura, de codificació o execució. Quan un usuari obre un document el sistema comprova el tipus d’accés i que pot fer. Les tasques d’assignació i control de nivells les realitza l’administrador del sistema.

Succeeix també que quan es treballa a la xarxa i es comparteixen dades i varis usuaris necessiten poden accedir i treballar amb el mateix document, el sistema utilitza una tècnica de bloqueig/desbloqueig per regular el seu ús, i avisa amb missatges del tipus “aquest document està sent utilitzat per altre usuari”, i tindrem que esperar a que el tanqui per poder utilitzar-lo.

Els documents que s’utilitzen per al treball diari, els arxius de l’entitat, es guarden en el disc en seccions distintes, amb un nivell de seguretat diferent, perquè el seu objectiu es diferent. Aquestes seccions s’anomenen volums i poden ser.

• Volum públic, on s’emmagatzema les dades que poden ser consultades i llegides per tots els usuaris del sistema. No es pot modificar. Aquí es trobaran els manuals de procediment.
• Volum compartit, amb arxius per ser utilitzats per tots, segons el nivell d’accés.
• Volum privat, amb informació personal a la que només pot accedir el usuari amb la clau.

Cada usuari del sistema, posseeix la seva contrasenya o clau d’accés, que permet accedir a tota o a una part de la informació i al seu espai privat.Cada contrasenya te associat una sèrie d’atributs, que van des de la simple consulta del document, fins la seva reproducció, modificació, validació, signatura de documents. L’atribut es un dret d’accés i les restriccions van lligades a un nivell en una organització i vinculats a una contrasenya en el sistema informàtic.

La contrasenya es con codi alfanumèric que es te que canviar amb freqüència per no ser descobertes. Es recomana que continguin més de 5 caràcters, combinant números i lletres i que no es correspongui amb  dates, nombres propis, matrícules...

Qualsevol  modificació en el nivell d’accés, de forma temporal o permanent, te que ser sol·licitada i autoritzada per l’administrador del sistema, de manera oficial i deixant constància de l’acte.