2.4. Instal·lació

Tot el material d'oficina ha de ser-hi funcional i pràctic al seu ús, ja que sinó es perdrà massa temps.

És la tasca material d'ubicar els documents físicament en el lloc on es van a guardar, mitjançant les unitats d'instal·lació, que les protegeixen d'agents nocius: la pols, la humitat, la llum, entre d'altres. La finalitat de la instal·lació és assegurar la seva integritat física (la seva conservació)

Mesures de control general

Als arxius es requereixen condicions idònies de seguretat y medi ambiental, controlant factors com la humitat, temperatura, ambientals (com la contaminació, ventilació, llum) i biològics (insectes, rosegadors) perquè són els majors perills per la bona conservació, a part dels incendis.

1. Per això s'ha d'intentar que la temperatura i la humitat hi sigui entre 15-21 °C i 45-65 HR per al paper i per memòries òptiques entre 16-20 °C i 35-45 HR d'humitat.
2. La instal·lació i estanteries han de ser ignifugues al foc durant 2 hores, amb recobriment especial que retarda el foc.
3. Portes metàl·liques resistents que facin de talla focs.
4. A ser possible que no passi cap canonada d'aigua a prop, per evitar filtracions i fugues d'aigua.
5. La instal·lació elèctrica ha de ser la necessària de l'arxiu, però que la resta de canalitzacions elèctriques passin lluny.
6. Instal·lar detectors i sistemes d'incendi especials per la documentació.
7. Senyalització de les sortides d'emergència, per poder sortir abans de saltar el sistema contra incendis.
8. La ventilació, natural o forçada, controlarà la contaminació atmosfèrica.
9. La il·luminació, una causa important de deteriorament, perquè el seu excés produeix la degradació fotoquímica. L'idoni és el que no superi als 200 lux, a ser possible amb filtres UV.
10. Control d'insectes, rosegadors i microorganismes amb netege i fumigacions, junt amb el control de la pols amb filtres.

Sistema contra incendis

Ha de complir amb les mides de seguretat contra incendis (portes talla focs, murs, sortides d'emergència, sistemes d'extinció i detecció) i la normativa vigent d'instal·lacions elèctriques.

Aquestes condicions són difícils d'aconseguir en una oficina i no sempre són compatibles amb les condicions ambientals requerides per a les persones, a les oficines no se solen complir. Es tenen habitacions o departaments per a arxivar i mantenir la documentació en les condicions acceptables.

En l'àmbit dels servidors informàtics, les condicions són encara més especials i s'ha de situar en un altre departament, solen estar a temperatures baixes per al seu bon rendiment.

Material d'oficina

• Caixes de plàstic per a cintes, discos magnètics o òptics.
• Bastidors i mini arxivadors de sobre mesa, pels expedients que encara no està acabat i el necessites molt sovint.
• Contenidors per altres suports
• Carpetillas de cartó
• Camises
• Guardes
• Carpetes suspeses per l'arxivador d'oficina.
• Carpetes d'anelles
• I sobretot Caixes d'arxiu

Les etiquetes fixes per les caixes i carpetes han de tenir l'engomat especial perquè no danyi on s'enganxa.

Les caixes d'arxiu, junt amb els lligalls i els llibres formen part de les instal·lacions definitives. Les mides de les caixes aniran en funció de la grandària de la documentació que hi vagi dins.

Han de ser-hi de cartó antiàcid (PH=>7) i resistents. Rígides menys a un costat que hi serà abatible per accedir a la documentació, sol ser una mica més gran que els documents perquè no es dobleguin ni fregar les voreres, no s'ha d'omplir massa.

• No utilitzar paper reciclat per als documents importants.
• Els documents importants no es perforen mai.
• No s'ha de forçar la capacitat de les carpetes ni dels arxivadors. Si és necessari, s'obriran diverses carpetes i es numeraran: volum I, II, ...
• Evitar l'ús d'elements metàl•lics per a unir els documents importants (grapes, etc.), gomes elàstiques ni carpetes o fundes de plàstic.
• No escriure ni subratllar el document original. La identificació de l'expedient es farà en llapis i al marge superior dret, per no tapar informació i poder esborrar per fer copies.

Utilitzar el material d'oficina més aconsellable per a garantir la perdurabilitat dels documents: paper permanent, clips de plàstic, cola de cel•lulosa, caixes de cartró neutre, fulles i caixes de formats normalitzats (DIN A4 o DIN A5), armari i contenidors metàl•lics.

Mobiliari

• Arxivador/armari de carpetes penjants (carpetes penjants sobre dos barilles i amb visors, tan verticals com a horitzontals).
• Planells o portaplànols, pels planells i el material gràfic, o d'altre que necessiti ser arxivat horitzontalment sense doblegar. També poden ser porta tubs tant de cartó com de plàstic.
• Armari multicalaix
• A l'arxiu definitiu sol ser de estanteries on caben bé les caixes, llibres i manuals d'oficina. També poden tenir armari sobre raïls o densos (multipliquen l'espai disponible)
• I els armaris de seguretat.

Han d'estar fabricades amb materials ignífugs i impermeable, solen ser de ferro pintat amb pintures especials. Que les baldes es puguin regular a l'altura de les caixes o carpetes, i amb la profunditat adequada per al que contengui. Estaran agafades a la paret o a terra perquè no es puguin caure (menys les de raïls), no ha de tenir més de dos metres d'altura i l'última balda ha de ser-hi, com a mínim, alçada a 15 cm per evitar humitats.

Per Microfilm

Aquest consisteix a fotografiar els documents microfilmació, i així la mida dels documents es redueix considerablement. S'arxiva i s'amplia amb visors quan es vol veure o consultar. És el més utilitzat en els rotatius, biblioteques, etc. Però l'arxiu digital pràcticament ha absorbit aquest sistema.

Informàtics

La captació o registres de la informació, i el seu posterior emmagatzematge, mitjançant les bases de dades.

El material informàtic pot ser molt variable a les oficines, per temes de necessitat i d'inversió. Són els ordinadors, sistemes informàtics, fotocopiadores, impressores i a ser possible és més segur tenir un ordinador que faci de servidor, per descarregar els altres i per contenir els arxius.

A més dels antivirus i programes necessaris per al millor funcionament de l'empresa.

Actualment amb l'evolució de les noves tecnologies també solen tenir router per la connexió a internet, perquè en l'actualitat moltes gestions s'han de fer per internet.

Es poden tenir contractades empreses de manteniment informàtic i/o que guardin els nostres arxius informàtics.

La Temperatura idònia per al bon funcionament del servidor, seria de 21° a 23 °C. Pot funcionar ve a d'altres temperatures, però segons puja la temperatura pot fer que el sistema falli. I el nivell d'humitat idònia és del 45 al 50%.

Centre de processament de dades (CPD). És l'espai on es concentren els recursos necessaris per al processament de la informació d'una organització. On s'emmagatzemen els arxius digitals de les empreses. Estan ubicats en sales especials, que se solen anomenar, neveres (per la temperatura de 22,3 °C), a més de tenir grans mesures de seguretat. Ex. és fàcil que un banc tingui un.