2.1. Introducció.Tècniques d'arxiu

En aquest tema ús explicarem com s'ha de conservar l'arxiu, el manteniment, i la millor forma de conserva la documentació. Ha de ser eficaç la seva organització, facilitar al seu accés i ús, Classificar correctament, ordenar,descripció (Indexar) i l'instal•lació dels documents a l'expedient que correspongui.

És molt important que la documentació perduri en el temps, són els comprovants de tot el que s'ha fet i a les empreses pot ser la forma d'evitar una multa o de la pèrdua de documentació. Recordeu que el 2016 a un jutjat van tenir problemes, és ban mullar expedients dels judicis, i es podria perdre informació.

En aquesta pàgina trobaràs una notícia d'una altra situació semblant, però aquesta és d'aquest any.

http://ccaa.elpais.com/ccaa/2017/02/08/madrid/1486554417_225827.html

Els motius pels quals les empreses han de conservar i protegir la documentació son:

1) Per interès de la pròpia organització. 

Conservar els documents que emet i rep l’empresa, correctament organitzats, permet mantenir activa i disponible la informació. Un bon sistema d’arxius evita la demora de localització dels documents sol•licitats pels diferents departaments durant el dia a dia. Avui dia, la informació constitueix un actiu molt important per a l'empresa, per la qual cosa perquè hi hagi una eficaç organització i conservació dels documents al arxiu, que faciliti a més el seu accés i ús, han d'aplicar-se una sèrie de tècniques, com la classificació, ordenació , descripció e instal•lació dels documents.

2) Per exigències legals. L’Art. 30 del Codi de Comerç diu:

Arxiu ben organitzat

Apartat 1r. Els empresaris conservaran els llibres, correspondència, documentació i justificants concernents al seu negoci, degudament ordenats, duran 6 anys, a partir de l’últim assentament realitzat en el llibres, excepte el que s’estableixi per disposicions generals o especials.

Apartat 2n. El cessament de l’empresari en l’exercici de les seves activitats no li eximeix del deure al fet que es refereix el paràgraf anterior i si hagués mort recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, serà els seus liquidadors els obligats a complir el previngut en aquest paràgraf.

Article 30 redactat per Llei 19/1989, 25 juliol (B.O.E. 27 juliol), de reforma parcial i adaptació de la legislació mercantil d les Directives de la Comunitat Econòmica Europea en matèria de Societats.

Per tant, cal que les empreses disposin d’un bon sistema d’arxiu per evitar, entre d’altres, possibles sancions per incompliment de la llei.