3.2. Indexació. Quadre de Classificació

D’acord amb la norma ISO 5963 (1985) la indexació es el procés de descriure o representar el contingut de la informació. Aquest procés dona com a resultat un índex de terminis de indexació que seran utilitzats com a eina de recerca i accés al contingut dels recursos en sistemes de recuperació de informació.

La indexació es una activitat tècnica-intelectual integrada per procediments dirigits a desglossar, desxifrar i  resumir el contingut dels documents, tot això amb l’objectiu de fer possible el emmagatzemament, recuperació, accés i difusió de la informació, facilitant la seva recuperació, ja sigui de forma directa per els usuaris o a través dels índex, catàlegs, base de dades, etc, i es compleix en forma controlada i normalitzada a través d’un procés conformat per quatre etapes:

• Revisió del contingut del document.
• Selecció dels conceptes.
• Traducció dels conceptes en descriptors (vocabulari controlat)
• Establiment dels enllaços sintàctics entre els descriptors (temes relacionats)

Hi ha dos tipus d’indexació:

• Indexació automàtica: Es una indexació per extracció. S’extrauen les paraules-clau del títol, del resum o text complet, i s’utilitzen per representar el seu contingut, sense ser sotmeses a cap tipus de control terminològic. Els articles, conjuncions, pronoms, preposicions, interjeccions, numerals i alguns verbs i adverbis, son paraules buides. Son paraules no buides els noms, adjectius i alguns verbs i adverbis.
• La indexació lliure: Es la que no utilitza, en la representació dels temes, terminis d’un vocabulari controlat sinó que utilitza terminis extrets del propi recurs o de la ment de l’ indexador.

Cada organització tindrà la seva política d’indexació en base a l’esforç per concretar, sistematitzar i plasmar en guies i manuals els processos seguits en la indexació.

Els vocabularis controlats poden definir-se com un conjunt de terminis que deuen utilitzar-se per representar els temes presents en recursos d’informació. Els terminis estan subjectes a algun tipus d’estructura per aquells que tenen significats propers apareguin junts o relacionats d’alguna manera.

La forma en que els terminis s’ordenen o disposen en el vocabulari es el criteri per establir una tipologia de vocabularis controlats:

Vocabulari  controlat alfabèticament.

L'ordenació principal dels terminis es alfabètic. Els terminis relacionats es connecten a través de referències o relacions (vincles d’equivalència, jerarquia i associació sistemàtica)

Vocabularis controlats sistemàtics.

Els terminis apareixen agrupats en classes o categories, generalment sistemàtiques. Estableixen entre si una relació jeràrquica com un tesauro.

L’ús de vocabularis controlats a més a més de facilitar la recuperació dels documents en una unitat o sistema d’informació, evita les ambigüitats en la descripció i classificació dels  mateixos.

Índex del quadre de classificació

El quadre de classificació va acompanyat d’un índex que permet classificar els documents que arriben al arxiu de gestió.

Conté tots els noms ordenats alfabèticament, de les sèries, classes o nivells del quadre i les divisions junt amb la seva codificació, la seva ubicació al quadre. S' inclouen també terminis que no hi son al quadre però que tenen la seva equivalència, aquesta equivalència es marca amb una “V” (vease).

Les avantatges de reporta implementar un quadre de classificació es:

Constitueix la clau per la implementació d’un sistema de gestió integral de la documentació i es la base sobre la que es recolzen els elements del sistema (calendari de conservació, inventari)

• S’utilitza el mateix quadre de classificació per a tots el documents de l’arxiu de l’oficina.
• Facilita el maneig àgil i efectiu de la documentació administrativa dels clients i de la pròpia empresa.
• Agilitza ‘accés als expedients gestionats per més d’una persona i simplifica la seva consulta.
• Facilita l’intercanvi d’informació en el seny de la empresa, ja que es tracte d’un sistema únic i uniforme.
• No es precís modificar el quadre de classificació quan es produeix un canvi organitzatiu o la incorporació de nou personal.
• Fomenta l’ús del  mateix llenguatge per part del personal administratiu i dels diferents col·laboradors.

Les seves desavantatges son.

• La implantació es lenta, tant per la necessitat de portar-la a terme de manera progressiva com per el fet que comporta el camvi en els processos administratius de la empresa.
• Implica un treball en equip que involucra a tots els nivells jeràrquics (gerència, professionals i col·laboradors, personal administratiu) amb l’objectiu de definir conjuntament funcions i mantenir-les degudament actualitzades.
• Obliga a tot el personal a un coneixement més profund de les tasques i activitats administratives que es desenvolupen a la empresa i també del funcionament de les diverses àrees de negoci.
• Precisa una supervisió i actualització constant, amb l’objecte d’adequar el sistema de classificació a les circumstàncies canviants i evitar la seva obsolescència.
• Pressuposa la necessitat de dotar al personal de la formació adequada (procediments administratius, tècniques d’arxiu, ús de les aplicacions informàtiques).