Es indubtable que les empreses de avui dia i organitzacions
de qualsevol indole sectorial estan oferien documents en format electrònic tant
a clients com en les seves comunicacions internes. Els nous canals de sortida,
com son els dispositius mòbils i els enviaments electrònics postals,
requereixen d’un emmagatzemament en sistemes d’arxiu intel·ligent precisament
per que siguin enviats o actualitzats en el format adequat en cada moment
Avui la informació constitueix un bé econòmic, forma
part dels actius de la empresa. Perquè la gestió sigui correcta les
organitzacions tenen que implantar sistemes de gestió d’arxius que
corresponguin a les necessitats i determinin els documents que necessiten, com
son, on estan, i quan de temps els mantindrà.
En la actualitat conviuen sistemes manuals amb sistemes
d’arxiu electrònic que agilitzen enormement les tasques i processos documentals
i el temps de resposta. Sistemes capaços
de gestionar documents encara en paper i documents electrònics, els digitals i
els nascuts digitalment.
Els elements de composició d’un arxiu inicialment s’encripten
per posteriorment traduir-se a un format llegible a través del reconeixement
òptic de caràcters (OCR).
Es un procés complicat i a vegades es pot perdre informació important.
Per un òptim arxivat
molt millor seria poder crear els documents digitals des de el principi, a fi
de convertir-se en documents que puguin oferir molt més que una impressió. La
capacitat multicanal garanteix un major realisme del nou entorn on els mètodes d’entrada
han augmentat considerablement en els
últims anys. Encara es perd importants dades estructurals en el
camí de sortida independentment del
canal.
Avui els documents han assumit el rol de “recipients d’informació”
que permeten als usuaris realitzar diferents accions que van molt mes enllà de
la seva generació i enviament: Podem realitzar processos de recerca de dades,
transaccions o disposicions d’arxiu històric i codis de control per optimitzar
el cost dels mailings sense pèrdua de qualitat.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada