Un sistema d’arxiu electrònic utilitza la informàtica
per portar a terme les tasques i processos documentals, es “un sistema
d’informació que ha sigut desenvolupat per emmagatzemar i recuperar documents,
i organitzat per controlar funcions específiques de producció i emmagatzemament
de documents i l’accés als mateixos, amb la fi de salvaguardar la seva
autenticitat i fiabilitat”.
La diferència amb la resta deriva del fet que la seva
creació, manipulació, transmissió i lectura es realitza mitjançant una eina informàtica
apropiada, ja sigui de tipus físic (ordinadors, perifèrics i xarxes) o lògic
(sistemes operatius, aplicacions, protocols de comunicació).
Això te la avantatja de facilitat la separació del
contingut del document del medi en el que es va
registrar originalment amb la fi de facilitat la seva difusió i accés.
A canvi es presenta l’inconvenient de que en el procés
de separació i regrabació es pot manipulat amb molta facilitat, aixecant
sospites sobre la autenticitat i la fiabilitat de la còpia. Si a això sumen la
ràpida obsolescència dels instruments de hardware i de software que han
intervingut en la seva producció, i la curta esperança de vida dels suports
magnètics i òptics, exigeixen realitzar periòdiques migracions dels
documents a nous medis i suports que garanteixin la seva llegibilitat.
La fi es identificar els elements dels documents
electrònics que son necessaris per mantenir la seva autenticitat al llarg del
temps i fixar els controls que es deuen realitzar per comprovar no només la
integritat física i lògica dels documents, sinó també la seva qualitat quan s’emmagatzema
i transfereixen a diversos dipòsits.
Podem trobar tres graus d’implantació electrònica, des de la més simple en la que s’opera amb eines ofimàtiques, passant pels
sistemes de gestors de documents que treballen en entorns d’Intranet, extranet, fins la major
complexitat que es l’entorn de treball en Internet.
Ofimàtica: Es el conjunt de mètodes, aplicacions i
eines informàtiques que s’utilitzen en labors de oficina amb la fi de
perfeccionar, optimitzar, millorar el treball i operacions relacionades. La
paraula ofimàtica es un acrònim composat de la següent manera: ofi (oficina) y
màtica (informàtica).
Gestors de Documents: Es el conjunt de normes tècniques i pràctiques utilitzades per administrar el flux
de documents de tot tipus en una organització, permetre la recuperació d’informació
des de ells, determinar el temps que els documents tenen que guardar-se,
eliminar els que ja no serveixen i assegurar la conservació indefinida dels
documents més valuosos, aplicant principis de racionalització i economia.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada